Vinkkejä Gmailin käyttöön

Gmail (http://www.gmail.com) on Googlen tarjoama, ilmainen sähköpostipalvelu, jossa on tilaa yllin kyllin vaikka mihin käyttöön. Tätä kirjoittaessa Gmailin postilaatikon koko on hulppeat 7 gigaa. Gmail on paitsi tilava, myös monipuolinen sähköpostipalvelu. Tähän on kerätty muutamia vinkkejä Gmailin käytön tehostamiseksi.

Tunnisteet

Gmailissa ei ole kansioita, vaan siellä käytetään tunnisteita. Siinä missä sähköpostiviesti voi olla vain yhdessä kansiossa, voi viestillä kuitenkin olla monta tunnistetta. Tunnisteen ymmärtäminen helpottuu, kun kuvittelee sitä liimalappuna (tiedäthän ne keltaiset Post-Itit?) ja niitä voidaan liimata yhteen viestiin useita. Tunnisteet toimivat kansioiden tavoin eli kun klikkaat tunnistetta, näet viestit, joihin kyseinen tunniste on liitetty. Hienous piileekin siis siinä, että sama viesti voi kuulua useamman tunnisteen alle.

Viestien suodattaminen

Nyt kun olet ottanut tunnisteet aktiivikäyttöön, eikö olisikin hienoa, kun tietynlaisiin viesteihin tulisi automaattisesti jokin tietty tunniste? Suodattimilla se onnistuu helposti. Suodattimilla voi tehdä paljon muutakin, mutta peruskuvio menee näin:

  • Tarkistetaan, löytyykö suodattimeen määritellyt ehdot kohdalleen viestiin (lähettäjä, vastaanottaja, aihe, viestin sisältö tms.)
  • Tehdään toimenpide (suoraan arkistoon, merkitään luetuksi, merkitään tähdellä, laitetaan tunniste, välitetään toiseen osoitteeseen, poistetaan tai pidetään huolta, ettei viesti mene roskaposteihin)

Voit siis antaa tekstiä, jonka haluat täsmäävän esim. lähettäjään ja sen jälkeen päätät, mitä viestille tehdään. Esimerkkinä itselläni on suodatin, joka merkitsee kaikki Facebookista tulleet viestit suoraan Facebook-tunnisteen alle ja merkitsee ne luetuiksi.

Uusia suodattimia voit luoda Gmailissa klikkaamalla sivun yläreunan hakukentän vierestä pkkuruista tekstiä Luo suodatin tai yläoikeasta reunasta ensin Asetukset ja edelleen Suodattimet ja Luo suodatin.

Osoitteen jako pisteillä

Vähälle huomiolle jäänyt erittäin kätevä ominaisuus Gmailissa on sähköpostiosoitteen jakaminen pisteillä. Jaa häh, kuulut kysyvän. Selvitetään asiaa lisää.

Esimerkissä sähköpostiosoite on lempinimi@gmail.com. Jos lähettäisin postia osoitteeseen lempi.nimi@gmail.com, se tulisi samaan sähköpostiin. Samoin jos viesti lähetettäisiin osoitteeseen lem.pi.ni.mi@gmail.com, viesti tulisi edelleen perille. Jännää, eikö? Ai ei vai? Noh, kuvitellaanpa sellainen tilanne, että käytät rekisteröinteihin tuota lempi.nimi@gmail.com-osoitetta. Tällöin voit tehdä suodattimen, joka merkitsee kaikki tuohon osoitteeseen tulleet viestit suoraan tunnisteella Rekisteröinnit. Tuota kun vähän jalostaa, niin saa jo vaikka mitä aikaiseksi…

Muiden sähköpostilaatikoiden luku Gmailissa

Voit tuoda Gmailiin maksimissaan viiden eri sähköpostilaatikon viestit ja halutessasi poistaa viestit alkuperäisestä sijainnistaan. Ookkei, esimerkin paikka. Sinulla on kaksi sähköpostiosoitetta, toinen on Gmail-osoite ja toinen jokin muu. Voit asettaa Gmailin tarkastamaan toisen sähköpostisi viestit kerran tunnissa ja tuomaan ne Gmailiin. Voit merkitä ne tuodessa halutulla tunnisteella, merkitä luetuksi ja vaikkapa poistaa ne alkuperäisestä sähköpostistasikin. HUOM! Tuotavat sähköpostilaatikot on oltava POP3-sähköpostilaatikoita.

Luettavia sähköpostilaatikoita saat määritettyä klikkaamalla ensin Gmailin yläoikealta Asetukset ja edelleen Tilit ja tuonti, josta valitaan Lisää POP3-sähköpostitili. Tietoihin tarvitaan sähköpostin palvelin, käyttäjätunnus ja salasana.

Viestin lähettäminen toisella sähköpostiosoitteella Gmailista

Gmailiin voi myös määrittää useampia lähetysosoitteita eli toisin sanoen, kun lähetät sähköpostia, lähettäjänä näkyy Gmail-osoitteesi sijaan haluamasi muu osoite. Joillain voi jo hälytyskellot soida, mutta ei huolta. Kun määrität uuden lähetysosoitteen, siihen osoitteeseen lähetetään vahvistusviesti. Vahvistusviestissä on linkki, jota klikkaamalla Gmail-tilillesi annetaan oikeus lähettää toisella osoitteella posteja. Sinulla pitää siis olla pääsy tuohon sähköpostiosoitteeseen, että saat viestin auki ja saat klikattua linkkiä. Viestissä on myös varmistuskoodi, jota voi käyttää, mikäli linkin klikkaamisella ei ole tuloksia.

Näidenkin tsydeemien jälkeen toisella osoitteella lähettäminen ei välttämättä ole täysin läpinäkyvää. Kun lähetät viestin Gmailista toisella osoitteella, näkyy viestissä lähettäjänä sekä gmail-osoitteesi että se osoite, jolla “mukamas” lähetit. Jotkut sähköpostiohjelmat näyttävät lähettäjänä jotain tyyliin “lempinimi@gmail.com edustaa käyttäjää lempinimi@luukku.com“. Täysin läpinäkyväksi tuo on mahdollista saada, jos viesti lähetetään saman lähtevän sähköpostipalvelimen kautta kuin silloin, jos lähettäisit siitä toisesta osoitteesta postia.

Lisää lähetysosoitteita saat määritettyä klikkaamalla ensin Gmailin yläoikealta Asetukset ja edelleen Tilit ja tuonti, josta valitaan Lähetä sähköpostia toisesta osoitteesta.

Tehtävälista

Tehtävälistan pitäminen sähköpostin ohessa kuulostaa hienolta, varsinkin kun muistettavaa popsahtelee sähköpostiin useita kertoja päivässä. Gmailin yhteydestä löytyvä tehätvälista on aika peruskauraa, mutta toimiva systeemi. Se toimii pienenä ponnahdusikkunana ruudun oikeassa alareunassa ja saat sen auki ainakin Gmailin vasemmasta reunasta klikkaamalla linkkiä Työlista.

Tehtävälistaan voi tehdä useita erillisiä listoja, joissa on tehtäviä ja tehtäville voi tehdä alitehtäviä eli pienimuotoista projektinhallintaakin tällä voi tehdä. Jokaiselle tehtävälle annetaan nimi (tietty) ja halutessasi niihin voi laittaa myös lisätietoja ja päivämäärän, jolloin tehtävän pitää olla valmis. Ei hullumpaa.

Kännykälläkin pääset helposti tsekkaamaan tehtävälistaasi ja merkitsemään tehtäviä valmiiksi tai lisäämään tehtäviä listalle. Mene kännykälläsi osoitteeseen http://gmail.com/tasks ja kirjautumalla gmail-tunnuksillasi saat kännykälle sopivamman tehtävälistan käyttöösi.

Oma Google-kalenteri Gmailissa

Jos olet Google-kalenterin käyttäjä, pääset siihen käsiksi helposti myös Gmailista. Klikkaa yläoikealta Asetukset -> Labs ja kohdasta Google-kalenteri -gadget aseta täppä kohtaan Ota käyttöön. Lopuksi vielä alareunasta Tallenna muutokset ja olet valmis aloittamaan.

Google-kalenterisi näkyy tapahtumaluettelona sähköpostiesi vieressä ja klikkaamalla Lisää-nappia saat koko kalenterin auki uuteen ikkunaan ja voit tehdä suoraan uuden kalenterimerkinnän.

Lisää hilavitkuttimia Labsissä

Edellisessä esimerkissä käväistiin Labs-osiossa, joka on siis kokeellisten ominaisuuksien kytkentäpaikka. Kannattaa tutustua sen valikoimaan, siellä on monia mielenkiintoisia hilavitkuttimia, jotka voivat tuoda Gmailiin juuri ne ominaisuudet, joita olet kaivannutkin. Listalta löytyy tällä hetkellä mm. matopeli, valmiiksi kirjoitetuja vastauksia, känniviestien esto, lomavastaaja, unohtuneen liitetiedoston tunnistin, “lähetä ja arkistoi”-nappi, lähettämisen peruuttaminen, kuvien lisääminen suoraan viestiin ja vaikka mitä muuta!